Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 19.10.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Portalix Management UG (haftungsbeschränkt)
Thalkirchner Str. 103
81371 München
E-Mail: datenschutz@applicant.top
Telefon: 0179/2274171

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

2.1 Welche Daten werden erhoben?

Bei der Nutzung unseres Bewerbermanagement-Systems werden folgende Daten erhoben:

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Name, Unternehmen zur Account-Erstellung
• Stellenanzeigen: Job-Titel, Beschreibung, Anforderungen (Import aus HROnlineManager oder manuelle Eingabe)
• Bewerberdaten: Lebensläufe (PDF), Name, Kontaktdaten, Qualifikationen
• KI-Analyse-Ergebnisse: Scoring, Klassifizierungen, Zusammenfassungen

2.2 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung (Nutzung der SaaS-Plattform)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse (Plattformsicherheit)

3. Auftragsverarbeitung (AVV)

Da Sie als Kunde Bewerberdaten über unsere Plattform verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird auf Anfrage bereitgestellt.

Sie als Kunde sind verantwortlich für:

• Die Rechtmäßigkeit der Erhebung von Bewerberdaten
• Die Information der Bewerber über die Datenverarbeitung
• Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Die Löschung von Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

4. KI-gestützte Verarbeitung

Unsere Plattform nutzt KI zur automatisierten Analyse von Lebensläufen und Stellenanzeigen. Um den Datenschutz zu gewährleisten, setzen wir PrivacyProxy ein:

• Vor der KI-Analyse: Alle personenbezogenen Daten (Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen etc.) werden durch PrivacyProxy automatisch maskiert
• Während der Analyse: Die KI (OpenAI) erhält nur anonymisierte Daten ohne Personenbezug
• Nach der Analyse: Die Ergebnisse werden durch PrivacyProxy wieder demaskiert

Vorteile für den Datenschutz:

• Keine personenbezogenen Daten verlassen die EU
• OpenAI erhält keine echten Namen, Kontaktdaten oder andere PII
• Vollständige DSGVO-Konformität bei KI-Nutzung

PrivacyProxy wird in Deutschland gehostet und ist ein Dienst der Portalix Management UG.

5. Speicherdauer

Ihre Daten werden wie folgt gespeichert:

• Kontodaten: Bis zur Kündigung des Accounts
• Bewerberdaten: Gemäß Ihrer Einstellungen und gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (max. 6 Monate nach Ende des Bewerbungsverfahrens empfohlen)
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten haben wir von Ihnen gespeichert?
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur falscher Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Export Ihrer Daten
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung

Kontakt für Datenschutzanfragen:
E-Mail: datenschutz@applicant.top

7. Hosting & Datensicherheit

Unsere Plattform wird in Deutschland/EU gehostet. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (SSL/TLS). Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten.

8. Cookies

Wir verwenden nur technisch notwendige Session-Cookies für die Authentifizierung. Es werden keine Tracking-Cookies eingesetzt.

9. Externe Dienstleister

9.1 Stripe (Zahlungsabwicklung)

Für Zahlungen nutzen wir Stripe, Inc. Stripe ist zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework.

Datenschutzerklärung: https://stripe.com/de/privacy

9.2 PrivacyProxy (KI-Analyse mit Datenschutz)

Für die KI-gestützte Analyse nutzen wir PrivacyProxy, einen eigenen Dienst der Portalix Management UG. PrivacyProxy maskiert alle personenbezogenen Daten vor der Übermittlung an OpenAI und stellt sicher, dass keine PII an Drittanbieter übertragen werden.

• Hosting: Deutschland (EU)
• Keine Speicherung von Bewerberdaten
• Automatische PII-Maskierung vor KI-Verarbeitung

9.3 Mailgun (E-Mail-Versand)

Für E-Mails nutzen wir Mailgun mit EU-Infrastruktur.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Behörde:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

11. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

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